Der Umgang mit Wohnungseigentum – alles Wichtige zusammengefasst

Ein Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist im Wohnungseigentumsrecht in Deutschland die Gesamtheit der Teil- und Wohnungseigentümer einer Wohnungseigentumsanlage.

In der Regel kommt eine WEG auf zwei Arten zustande: 

• Ein Bauträger verkauft die Eigentumswohnungen eines Mehrfamilienhauses an verschiedene Privatpersonen. Diese bilden dann die WEG.
• Ein Ein- oder Mehrfamilienhaus wird im Falle des Todes an zwei oder mehr Personen vererbt. Diese bilden dann eine Erben- und Wohnungseigentümergemeinschaft.

In Deutschland befinden sich etwa 23% aller Wohnungen im Besitz einer Wohneigentümergruppe. Das heißt, dass etwa 1,8 Mio Wohngebäude mit rund 9 Mio Wohnungen von einer WEG verwaltet werden.

Kauft man nun eine Eigentumswohnung, wird man automatisch Teil einer WEG. Hierbei gilt die eigene Wohnung als Sondereigentum und der Anteil an der Gemeinschaftsfläche wie etwa Treppenhaus und Flur als Miteigentumsanteile am Gemeinschaftseigentum.

Entsprechend dieser Anteile müssen sich alle Miteigentümer an den gesamten Ausgaben der WEG beteiligen. Zu diesem Zweck wird das sogenannte Hausgeld erhoben. Hierbei handelt es sich um die im laufenden Wirtschaftsjahr entstehenden Kosten zur Bewirtschaftung und Verwaltung der gesamten Immobilie. Für Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen wird die sogenannte Instandhaltungsrücklage gebildet, an der sich ebenfalls alle Mitglieder der WEG anteilig beteiligen müssen. 

Bei den Eigentümerversammlungen werden aktuelle Themen besprochen und wenn nötig, Entscheidungen, meist durch Mehrheitsbeschluss, getroffen. Eine WEG kann sich durchaus selbst verwalten – das heißt, die Eigentümer bestimmen einen Verwalter aus den eigenen Reihen. Idealerweise verfügt diese Person über kaufmännische Kenntnisse und hat ausreichend Zeit für die Aufgabe. Viele WEG allerdings setzen auf einen externen Verwalter, der diese Aufgabe hauptberuflich übernimmt. In jedem Fall ist es sinnvoll die Einzelheiten vertraglich festzuhalten. 

Zu den klassischen Verwaltungsaufgaben gehören laut § 27 WEG verschiedene kaufmännische, technische, organisatorische und rechtliche Aufgaben, die erfüllt werden müssen. In der Praxis umfassen die Aufgaben folgende Tätigkeiten:

• die Buchhaltung
• die Prüfung von Einnahmen und Ausgaben
• die Betreuung von Instandsetzungsarbeiten
• die rechtliche Vertretung der WEG
• und auch das Forderungsmanagement bei Zahlungsrückständen.

Wird ein Verwalter verpflichtet, die Immobilie zu verwalten sollten folgende Punkte in den Vertrag mit aufgenommen werden:

1. Die Bezeichnung aller Vertragsparteien: Wie bei jedem Vertrag sind die Parteien mit Angabe von Straße, Hausnummer und Ort genau zu bezeichnen.
2. Beginn, Dauer und Beendigung des Verwaltervertrags sowie dessen Probezeit: Alle Angaben zu Fristen und Kündigung bzw. Verlängerung des Vertrages sollten hier aufgeführt werden.
3. Aufgaben und Pflichten des Verwalters: Das Aufgabenspektrum des Verwalters sollte so genau wie möglich festgehalten werden.
4. Vermögen der Eigentümergemeinschaft: Hier sollte alles zu Konten, Verfügungsberechtigungen und Abrechnung gegenüber der WEG festgelegt werden.
5. Vergütung des Verwalters: Hier sollten Pauschalvergütung und gesonderte Vergütung genau aufgezählt und festgelegt werden.
6. Haftung des Verwalters: Aufgrund der zahlreichen Haftungsrisiken sollte der Verwalter vertraglich zum Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung verpflichtet werden.
7. Verwaltungsunterlagen: Diese werden an den Verwalter übergeben, müssen aber weitergeführt werden und nach Beendigung der Zusammenarbeit wieder an die Weg ausgehändigt werden.
8. Vollmachtsurkunde: Für einen reibungslosen Ablauf ist es unerlässlich, den Verwalter mit einer ordentlichen Vollmacht auszustatten.

Ist es sinnvoll, seine Wohneigentum selbst zu verwalten?

Trotz Niedrigzins steigt die Anzahl der Eigenheimbesitzer in Deutschland nicht weiter an. 2019 hatten etwa 47,5 Prozent der Deutschen Wohneigentum. Im Jahr 2018 lebten ungefähr 57,9 Prozent aller deutschen Haushalte in Miete. Gerechnet auf die Gesamtzahl der vermieteten Immobilien gab es 2017 rund 3,9 Millionen private Vermieter. 

Egal ob selbstgenutzt oder vermietet – ist man Teil einer WEG, muss man sich mit der Verwaltung eben dieser auseinandersetzen. Als WEG hat man die Möglichkeit einer „echten Selbstverwaltung“, bei der alle Mitglieder die Verwaltungsaufgaben gemeinschaftlich erledigen. Diese Form der WEG-Verwaltung ist aber oftmals mühsam und zeitintensiv, das sich alle beteiligten Parteien einig sein müssen. Zudem ist zur Unterzeichnung von Verträgen oder ähnlichem immer die Unterschrift aller Mitglieder erforderlich. Denkbar wäre, jedem Mitglied vertraglich geregelt einen kleinen Aufgabenbereich zuzuordnen – das erhöht die Effizienz und die Transparenz der WEG. 

Zudem hat die WEG die Möglichkeit der Selbstverwaltung durch einen internen Verwalter. Das heißt, dass eine Person aus den eigenen Reihen mit allen Aufgaben der WEG-Verwaltung betraut wird. Hierbei sollten auch alle Pflichten und Befugnisse vertraglich geregelt werden. 

Ob es sinnvoll ist einen Verwalter der WEG aus den eigenen Reihen zu bestellen hängt von folgenden Kriterien ab:

• Wie viele Miteigentümer und wie viele Wohnungen hat die WEG?
• Wie hoch ist der Anteil der Selbstnutzer?
• Gibt es eine Person aus den eigenen Reihen, die die Verwaltung übernehmen würde?
• Wie ist das Klima innerhalb der WEG?
• Sind alle Wohnungseigentümer Teamfähig?
• Ist die Immobilie in einem ordnungsgemäßen Zustand oder sind in naher Zukunft umfangreiche Arbeiten nötig?
• Haben alle Mitglieder die selbe Vorstellung im Bezug auf die Investitionen in die Immobilie?

Sehr viele Punkte müssen geklärt werden und wirklich nur wenn alles dafür spricht, kann es Sinn machen, die WEG in Selbstverwaltung zu führen. Allerdings sieht es in der Realität oftmals anders aus, so dass es sinnvoller ist, einen externen Verwalter zu verpflichten. Dieser bekommt zwar eine Vergütung für seine Tätigkeit, muss aber im Gegenzug die volle Haftung für Fehler und Schäden übernehmen. Ein WEG Verwalter sollte stets den Überblick über den Zustand der Immobilie haben und bei Bedarf die Mitglieder der WEG zu einer Versammlung einberufen. Er benötigt nicht nur das kaufmännische und rechtliche Fachwissen, sondern sollte sich auch im Bereich Handwerk und Reparaturen bestens auskennen.

Was sind die Vorteile einer Verwaltung der WEG durch einen externen Verwalter?

Wir leben mittlerweile in einer sehr hektischen und schnelllebigen Zeit. Arbeit, Kinder, Haushalt, Hobby, usw… da bleibt eigentlich keine Zeit, sich mit den Aufgaben einer WEG-Verwaltung zu beschäftigen. Außerdem läuft man mit der Übertragung der Verwaltungsaufgaben an einen Laien immer auch Gefahr, dass beispielsweise Abrechnungen nicht korrekt erstellt werden oder die Buchführung nur unzureichend erledigt wird. 

Da liegen die Vorteile einer WEG Verwaltung durch einen Profi quasi auf der Hand:

• Der WEG-Verwalter hat ein festgelegtes Aufgabenspektrum. Er wird vertraglich dazu verpflichtet, seinen Pflichten gewissenhaft nachzukommen. 
• Von der Erstellung der Abrechnungen, über die Festlegung von Höhe und Zahlungsziel des Hausgeldes bis hin zur kompletten Buchhaltung der WEG brauchen sich Eigentümer um nichts mehr zu kümmern.
• Im Idealfall arbeitet der WEG-Verwalter mit einer Verwaltungssoftware, die die Prozesse der Verwaltung aufzeigt und für die Eigentümer transparent macht. 
• Auch wenn die WEG an sich öfter Meinungsverschiedenheiten hat, wie mit der Immobilie verfahren werden soll, kann es ratsam sein, einen Verwalter einzusetzen. Er verfügt über die Fachkenntnis, mit der er notwendige Reparaturen oder Modernisierungen gegenüber den Eigentümern plausibel und nachvollziehbar durchsetzen kann. 

Eine wahre Innovation auf dem Markt ist die ManageCasa Software. Sie verbindet Verwalter und Eigentümer optimal und sorgt für Transparenz und Sicherheit für beide Parteien. 

Durch die intuitive Bedienung und die übersichtliche Gliederung gelingt es selbst Laien, die Aufgaben der WEG-Verwaltung mit Bravour zu meistern. 

Die ManageCasa Software vereint alle wichtigen Funktionen und bietet sowohl dem Verwalter, dessen Mitarbeitern und den Eigentümern jederzeit Einsicht in die Verwaltungstätigkeiten. Auf der ManageCasa-Plattform können sowohl Buchungen von Hausgeld- oder Mietzahlungen erfolgen, Wartungen und Reparaturen geplant werden als auch Mietverträge hinterlegt werden.

Als besonderen Service bietet ManageCasa die Möglichkeit, sich bei besonderen Problemen oder schwierigen Sachverhalten an das interne Expertenteam zu wenden. So erhalten sowohl gewerbliche Verwalter als auch WEG´s mit Selbstverwaltung kompetente und schnelle Hilfe, wenn guter Rat gefragt ist.

Durch die Anwendung in Echtzeit sind beispielsweise auch Online Zahlungsabwicklungen möglich. Der Verwalter muss nur den Bankaccount in der Plattform hinzufügen und hat so, die Möglichkeit, unkompliziert und schnell den Zahlungsverkehr zu überwachen.

Durch die einfache und benutzerfreundliche Bedienung spart der Verwalter nicht nur enorm viel Zeit, es werden Fehler vermieden und die virtuelle Ablage von Verträgen, Vereinbarungen und sonstigen Dokumenten erleichtert das ordentliche Archivieren. 

Externe Verwalter handeln im Interesse aller Mitglieder der WEG, das heißt sie selbst haben keinen Interessenkonflikt. Sie bieten durch die Betreuung und Beratung auch neutrale Unterstützung für gemeinschaftliche Anliegen. 

Der Geldverkehr und das Mahnwesen in Bezug auf die Hausgeldzahlungen

Fast jeder WEG-Verwalter kennt es: Ein Eigentümer bezahlt das Hausgeld nicht zum festgesetzten Termin. In manchen Fällen fällt dies erst einige Tage später auf, da bei älteren Verwalter-Software-Lösungen die Auszüge des Hausgeldkontos noch angefordert und die Buchungen dann händisch erfolgen müssen.

Die Arbeit des Verwalters endet aber nicht damit, den Zahlungsverkehr zu kontrollieren. Tritt der Fall ein, dass eine oder mehrerer Hausgeldzahlungen nicht eingegangen sind, muss der Verwalter diese beim entsprechenden Eigentümer anmahnen. Erfolgt auch auf mehrere Mahnungen hin keine Zahlung des Hausgeldes, muss dieses im schlimmsten Fall durch einen gerichtlichen Mahnbescheid eingeklagt werden. Zu guter Letzt versucht der Gerichtsvollzieher das Hausgeld beim Eigentümer, also Schuldner, einzutreiben. 

Mit der ManageCasa-Software ist der Verwalter in der Lage, die Nachverfolgung von Zahlungen und Zahlungseingängen ohne großen Zeitaufwand nachzuverfolgen. Geldflüsse werden unmittelbar in die Buchhaltung übernommen – diese Funktion bietet auch eine enorme Zeitersparnis. Auf Basis der benutzerdefinierten Einstellungen kann die ManageCasa-Software ganze Buchungssätze im Buchhaltungsmodul erstellen. Ganz auf die individuellen Bedürfnisse angepasst.

Ein weiterer Vorteil ist die Kostenersparnis. Diese erfolgt auf zwei Arten: Die anfallenden Transaktionsgebühren können über den leistungsstarken Konfigurator an die Eigentümer umgelegt werden. Zudem sind die Arbeitsabläufe und Prozesse in der Buchhaltung so optimiert und teilautomatisiert, so dass die Aufgaben in sehr kurzer Zeit erledigt werden können. Durch die Möglichkeit, über die Plattform auch Informationen und Dokumente austauschen zu können, gehen viele Prozesse erheblich schneller und der Verwalter bzw. die Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Tätigkeiten. 

Der entscheidendste Vorteil ist allerdings die Funktion, dass auch Eigentümer und somit die Mitglieder der WEG auf das Portal zugreifen können! Sie können im Portal die Hausgeldzahlung automatisieren und müssen sich somit nicht mehr vor Verspäteten Zahlungen fürchten. Somit sinkt der Verwaltungsaufwand und die Kosten für jeden einzelnen. 

Durch die unkomplizierte Möglichkeit der Kontaktaufnahme über das Portal und die schnelle und reibungslose Kommunikation ist die WEG in der Lage, dringende Entscheidungen zeitnah zu fällen. Die WEG wird somit handlungsfähiger und die Arbeit des Verwalters transparenter und für alle Beteiligten nachvollziehbarer. 

Erfahren Sie mehr über WEG-Verwaltung, Deutsche Hausverwaltungssoftware oder Apps für Mieter .

ManageCasa Hausverwaltungssoftware wird in den USA entwickelt für Hausverwalter in den USA, Kanada, Australien, Großbritannien und Deutschland.

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