Die Jahresabrechnung – Wichtig für alle Mitglieder der WEG

Die Jahresabrechnung ist für alle Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft wichtig! Dieses Dokument listet den Verbrauch auf und betitelt die einzelnen Bestandteile der Nebenkosten. Mit der Jahresabrechnung erfahren Eigentümer, ob Sie sich über eine Rückzahlung freuen dürfen oder ob zähneknirschend etwas nachgezahlt werden muss.

Die Jahresabrechnung einer WEG gliedert sich in eine Gesamtabrechnung, bei der alle gesamten Kosten aufgelistet sind, und die Einzelabrechnungen, in der jeder Eigentümer die gesonderten Verbrauchsdaten des abgeschlossenen Wirtschaftsjahres dargelegt bekommt.

Vom Verwalter der WEG wird bei der Erstellung der Abrechnungen höchste Sorgfalt erwartet. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was bei der Erstellung der Abrechnungen besonders zu beachten ist, welche Kosten enthalten sind, wie die Kosten auf die einzelnen Mitglieder umgelegt werden und welche Fehler bei der Abrechnung häufig auftreten.

Unterschiede: Jahresabrechnung – Einzelabrechnungen

• Jahresabrechnung: In der Jahresabrechnung sind sämtliche Kosten der WEG in ihrer Gesamtheit aufgelistet. Hierzu gehören unter anderem die Kosten für Reinigung, Entwässerung, Versicherungen und weitere Ausgaben der Allgemeinheit. Auch sind die Einnahmen durch Hausgeld, Mieteinnahmen und Zahlungen früherer Mitglieder genau aufgeführt.
• strong>Einzelabrechnung: In den Einzelabrechnungen werden die Ausgaben, aber auch die Einnahmen auf den Anteil des jeweiligen Eigentümers umgerechnet. Im Normalfall ist der Miteigentumsanteil festgelegt (in seltenen Fällen werden die Anteile anderweitig vertraglich geregelt), somit trägt jeder Eigentümer seinen Anteil an den Kosten des Gesamten.

Für Wohnungseigentümer ist zwar in erster Linie die Einzelabrechnung relevant – Sie sollten jedoch auch die Jahresabrechnung genau prüfen. Auch hier kann es zu Fehlern kommen, die Einfluss auf die Korrektheit der Einzelabrechnung haben können. So sollten beide Abrechnungen genauestens geprüft und gegebenenfalls Einspruch erhoben werden.

Es ist für den Verwalter also zwingend notwendig, für jede Wohnung bzw. jedes Teileigentum eine gesonderte Abrechnung zu erstellen und der Einzelabrechnung eine Jahresabrechnung beizufügen.

Wer ist alles an der Abrechnung beteiligt?

Bei einer WEG sind mehrere Parteien an der Abrechnung beteiligt – wir beschreiben und erklären die Rollenverteilung:

• Der Verwalter: Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres bzw. zum vereinbarten Zeitpunkt erstellt der Verwalter die WEG-Abrechnungen.
• Verwaltungsbeirat/gewählter Miteigentümer: Die Eigentümerversammlung bestimmt einen Verwaltungsbeirat oder bestimmt eine Person aus den eigenen Reihen, die Jahresabrechnung im Interesse der WEG zu prüfen. Per Gesetz hat der Verwaltungsbeirat die Aufgabe, den Verwalter zu überwachen. Die Ergebnisse der Abrechnungsprüfung teilt der Verwaltungsbeirat den anderen Mitgliedern der WEG mit.
• Eigentümerversammlung: Zu guter Letzt entscheidet die Eigentümerversammlung über die WEG-Abrechnung. Das heißt, Sie nimmt diese an oder lehnt diese ab (im Falle von Fehlern).

Per Vertrag kann der Verwalter dazu verpflichtet werden, die Abrechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig zu stellen. Ist nichts gesondert vereinbart, gilt eine Frist von sechs Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.

Eine bestimmte Form ist für die Abrechnung nicht gesetzlich vorgeschrieben, lediglich die enthaltenen Informationen sind festgelegt.

WEG-Verwalter und WEG-Abrechnung: Daran erkennen Sie eine korrekte Arbeitsweise

Durch die Machenschaften von schwarzen Schafen, die die Unwissenheit der Eigentümer zum eigenen Vorteil ausgenutzt haben, ist die Branche der WEG-Verwalter insbesondere in Bezug auf Abrechnungen sehr in Verruf geraten. Die Mehrheit der WEG-Verwalter jedoch arbeitet korrekt und zuverlässig.

Beispiele und Anhaltspunkte für eine sorgfältige Arbeitsweise sind:

• Der WEG-Verwalter erstellt einen Wirtschaftsplan. Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres und Erstellung der Abrechnungen zweigen die Nachzahlungen bzw. Rückerstattungen, ob die Prognose des Verwalters realitätsnah war oder ob der Wirtschaftsplan für das kommende Jahr angepasst werden muss. Je genauer, die Zahlen übereinstimmen, desto sorgfältiger und genauer wurde der Wirtschaftsplan erstellt.
• Sollten Eigentümer Fragen zu den Abrechnungen haben, wird ein kompetenter Verwalter selbstverständlich Rede und Antwort stehen. Im Rahmen der Eigentümerversammlung ist der Verwalter dazu verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen vorzulegen. In diesem Zusammenhang bietet es sich an, die offenen Fragen zu beantworten.
• Der Verwalter arbeitet stets zuverlässig innerhalb der Ihm gesetzten Fristen und legt Abrechnungen usw. ohne gesonderte Aufforderung vor.

Besonders für Kapitalanleger ist die Fristwahrung des WEG-Verwalters sehr wichtig. Sie sind als Vermieter verpflichtet, für die Mieter eine sogenannte Nebenkostenabrechnung zu erstellen. In den Nebenkosten sind eine Reihe der Kosten enthalten, die der Eigentümer mit der Einzelabrechnung begleichen muss. Um die Umlagefähigen Kosten für die Nebenkostenabrechnung der Mieter bestimmen zu können, benötigt der Eigentümer die Einzelabrechnung. Oftmals wird sowohl die Einzelabrechnung als auch die Mietnebenkostenabrechnung vom WEG-Verwalter übernommen.

Wie sollte sich eine WEG verhalten, wenn der WEG-Verwalter seinen Pflichten nicht oder nur unzureichend nachkommt?

Leider kommt es immer mal wieder vor, dass die Eigentümer die Abrechnungen nicht fristgemäß erhalten. In diesem Falle sollte die WEG dem Verwalter schriftlich eine angemessene Frist für die Erfüllung seiner Pflicht setzen.

Ist der Verwalter in Verzug gesetzt und reagriert weiterhin nicht, besteht die Möglichkeit, ihn mit Hilfe einer Klage zur Erfüllung seiner Pflichjt zu zwingen. Dies sollte allerdings als letztes Mittel angesehen werden. Zwar kann die WEG die durch eine Klage entstehenden Kosten von der WEG-Verwaltung einfordern, jedoch ist dieser Weg in der Praxis sehr nervenaufreibend und oftmals langwierig. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, ein Abrechnungsunternehmen mit der Aufgabe zu beauftragen. Auch die Kosten hierfür müssen von der Hausverwaltung übernommen werden.

Eine korrekte Jahresabrechnung – darauf kommt es an:

Eine korrekte Jahresabrechnung muss einige Punkte erfüllen, die wir hier kurz erläutern wollen.

• Eine Jahresabrechnung muss in erster Linie verständlich und klar nachvollziehbar sein.
• Eine korrekte Jahresabrechnung muss sämtliche Einnahmen und Ausgaben enthalten, die tatsächlich entstanden sind und von den Konten der WEG zu- oder abgeflossen sind.
• Zu den relevanten Ausgaben gehören unter anderem die Kosten für Garten- und Grünpflege, Müllbeseitigung, Reinigungskosten für Straße und Dachrinne, Gebäudeversicherungen, die Kosten für den Hauswart und Instandhaltungsrücklagen (insbesondere für die Wartung der Feuerlöscher).
• Als Einnahmen werden folgende Posten gelistet: Hausgelder, Mieteinnahmen für Kellerräume und Stellplätze und die Zahlungen ehemaliger Eigentümer.
• Eine Jahresabrechnung muss inhaltlich korrekt sein.
• Sie muss leicht verständlich verfasst sein und sollte ohne die Hilfe von Fachpersonal zu verstehen sein.
• Auch die Angaben zu den Konten der WEG und den vorhandenen Rücklagen dürfen nicht fehlen. Hier ist insbesondere zu beachten, dass die verschiedenen Kontostände nachvollziehbar sind.

Eine fehlerhafte Jahresabrechnung erkennen ist nicht schwer!

Auch bei größter Sorgfalt können Jahresabrechnungen Fehler enthalten. Im schlimmsten Fall wurde bei der Erstellung der Abrechnung unseriös gearbeitet oder sogar in betrügerischer Absicht gehandelt. Wir haben die häufigsten Fehler zusammengefasst und bringen diese auf den Punkt:

• Der Abrechnungszeitraum ist falsch angegeben. Die Jahresabrechnung wird immer für ein Wirtschaftsjahr erstellt – das heißt vom 1.Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres werden alle Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt.
• Es wurde nur eine Jahresabrechnung für die WEG erstellt. Eds fehlen die Einzelabrechnungen für die einzelnen Parteien. Dies ist nicht zulässig.
• Die Ausgaben sind nicht korrekt dargestellt. Das heißt, dass Kosten für zukünftige Instandhaltungsarbeiten bereits von den Rücklagen abgezogen wurden. Die Jahresabrechnung darf allerdings nur die Ausgaben enthalten, die im Abrechnungszeitraum auch tatsächlich entstanden sind.
• Bei einzelnen Posten sind Zahlendreher in den Beträgen versteckt. Dieser Fehler lässt sich oft auf betrügerische Absichten zurück führen. So sind die Zahlendreher in der häufigsten Fällen zu Ungunsten der WEG.
• Der Verteilungsschlüssel wurde nicht richtig angewandt, das bedeutet in der Praxis, dass einzelne Eigentümer zu viel oder zu wenig bezahlen sollen.

Nun kennen Sie die wichtigsten Punkte zur Jahresabrechnung bei einer WEG und wissen in Zukunft genau, auf was zu achten ist. Prüfen Sie die Abrechnung immer selbst nochmal, auch wenn ein Verwaltungsbeirat eingesetzt wird. Somit sind Sie auf der sicheren Seite.

Verbessern Sie Ihr Steuermanagement mit einer erstklassigen Software für die Immobilienverwaltung

Mehr deutsche Themen Hausverwaltung Software | Grunderwerbsteuer | Software für Vermieter | Auswahl der richtigen Hausverwaltungssoftware | WEG Verwaltung | S0ftware für die Buchhaltung von Immobilien | Wie man Mieter besser interviewt | Software Für Immobilienverwaltung | Instandhaltungssoftware |  Digitale Hausverwaltung | Wohnraummietvertrag